档案管理基础知识_范文大全

档案管理基础知识

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【专家解析】档案管理基础知识

【优秀范文】档案管理基础知识

问题一:档案管理学的知识

一、档案收集1、档案收集工作的意义:档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节,与档案工作中其他各项工作比较起来,它处于一种特殊的地位,作好档案收集工作对整个工作都具有重要意义。(1)收集工作是档案工作的起点;是档案业务基础工作中的基础;档案的收集,就是整个档案馆(室)取得和积累档案的一种手段;(2)从组织整个国家档案工作来说,档案的收集工作是贯彻集中统一管理原则的一项重要内容和首要的具体措施;(3)从收集工作质量高低的影响来说,它直接关系到档案工作的其他环节。2、档案收集工作的要求:(1)丰富馆藏;(2)加强馆外调查和指导;(3)推行入馆档案的标准化;(4)保持全宗和全宗群的不可分散性。3、机关内文件的归档二、档案整理1、档案整理工作的内容:(1)在正规的工作条件下,档案室所接收的是文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷,档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。(2)对整理不善的档案进行局部调整。(3)零散文件的整理。2、档案整理工作的原则:(1)档案的整理必须保持文件之间的历史联系;历史联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。(2)档案的整理应该充分利用原有基础;原有基础指,第一,充分重视和利用先前整理的基础,以确定档案整理的任务和要求,来要轻易打乱重整;第二,在档案整理过程中,应该充分研究和利用原来整理的成果,不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。(3)档案的整理必须便于保管和利用。3、全宗:(1)概念:全宗就是一个独立的机关或著名人物在社会活动中形成的档案的整体。(2)意义:区分全宗是档案整理工作的首要环节。全宗不仅是个整理方法问题,也是一条原则、一种理论,称为全宗原则和全宗理论。全宗理论是在档案集中管理过程中产生的,是随档案工作的发展而不断完善的。全宗理论的确立,对档案室、档案馆档案的管理,有重要的组织作用。全宗理论发展的历史,是与档案整理的不同原则联系在一起的。4、全宗构成的条件和立档单位:形成全宗的机关,称为立档单位,又称全宗的构成者。一个机关就是一个立档单位,一个立档单位形成的全部档案就构成一个全宗。(1)构成条件:第一,可以独立行使职权,并能主要以自己的名义单独对外行文;第二,是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;第三,设有管理人事的机构或人员,并有一[定的人事任免权。三个条件是统一的,是从不同侧面反映一个单位的独立性。最基本的是第一个条件。在分析或研究一个组织单位能否构成一个立档单位时,应当明确,机关的大小和档案数量的多少,并不影响它成为立档单位。有的组织单位也可能不完全具备上述三个条件,但它实际上却是一个独立的机关,或由于某种特殊需要,它所形成的档案也可以构成一个全宗。(2)立档单位。5、立档单位的变化和全宗的划分:机关单位的增设、撤销、合并以及机关名称的改变、职权范围和隶属关系的调整等各种变化。这些情况,有的会影响全宗的划分,有的则不涉及全宗的变化。研究某一立档单位是否有根本性的变化,主要应该从立档单位的政治性质、生产关系性质和基本职能等几个方面去考察。6、人物全宗:就是社会知名人士(如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等)在其一生活动中形成的档案整体。人物全宗包括个人的著作、手稿、日记、信件、遗嘱以及记载个人(包括家族、家庭)社会活动的全部材料,还包括别人所写的和收集的与人物全宗构成者个人、家庭、家族有关的材料,以及直系亲属能够说明立档单位情况的材料。7、全宗的补充形式:(1)联合全宗。是若干独立机关形成的档案,由于混在一起难以区分立档单位而......余下全文>>

问题二:人事档案管理的基本知识

干部人事档案管理工作的规章制度很多,既有综合性的,又有单项的;既有全国统一制定、普遍适用的,又有各单位根据实际情况具体制定的。主要有:

(1) 《干部档案工作条例》(1990年修订,以下简称《条例》),于1991年由中央组织部、国家档案局联名颁发。《条例》明确了干部人事档案管理工作的性质、任务、特点、体制,并对干部人事档案管理工作的各项内容作了统一的规定。它是一个法规性的文件,是干部人事档案管理工作最根本的规章制度,是各级干部人事档案管理部门制定具体管理制度的依据。

《条例》有两个附件,即:①“干部人事档案卷皮、档案袋样式和规格”,规定了干部人事档案卷皮的规格、式样、制作材料、颜色、项目设置。②“转递干部人事档案材料通知单”式样,规定了转递干部人事档案的统一办法。

(2)《干部档案整理工作细则》,是全国干部人事档案整理工作统一遵循的制度。它对整理干部人事档案的要求、标准、档案材料内容的鉴别、分类、整理过程、注意事项等作了详细的规定。

(3)《干部档案材料收集、归档的暂行规定》,对干部人事档案材料的收集、归档范围,归档材料必须具备的条件及收集档案的方法作了具体的规定。

除以上几种统一的制度外,还有一些基本的工作制度,如:

借阅利用制度。各级干部人事档案管理部门为了做好利用工作,根据各自管理的干部人事档案范围和干部管理权限,都制定了本地区、本部门或本系统查阅干部人事档案的制度。这项制度对借阅范围、借阅手续、借阅人、借阅方式以及是否可以抄录、复制作了规定。

登记制度。干部人事档案管理部门为了防止档案材料的遗失,便于查找、统计,建立了收档、借阅、摘抄档案材料、档案底帐和销毁材料等各项登记制度。这些制度的建立,不仅保证了正常的工作秩序,确保档案的安全,而且还使干部人事档案工作人员心中有数,随时了解并掌握“家底”情况,有利于研究、安排工作。

保密制度。这是一项必不可少的保证干部人事档案安全的制度。各级干部人事档案管理部门要根据所管干部人事档案的密级做好档案的保管、借阅、转递等工作。

上述规章制度,是保证干部人事档案管理工作正常进行,推行干部人事档案管理制度化、规范化、科学化的依据。

问题三:档案管理基础知识

机关档案的管理:明确有关机关提交相应文件整理、归档责任。收集、整理、归档日期和移交应与立项准备,档案应完整、准确、系统性。

1、确定归档范围的原则。

2、确定档案范围的依据。

3、对所形成的科技文件材料进行相应鉴别工作。

4、对科技文件材料进行科技的分类、排列、编目和装订。

5、将科技文件材料组成案卷,并编目。

6、具备档案的要求。

问题四:档案管理员应该注意什么?怎么样才能做好档案管理员?

看看吧,找来的资料。现实中没那么复杂一,档案管理员职责   1,认真贯彻党和国家及上级主管部门关于档案工作的法律法规及有关政策。制定档案的工作计划,进行工作总结,指导,监督,检查。   2,按照《档案管理工作规范条例》,负责对各类档案的接收,分类,编目,编制,检索工具进行科学的系统管理。借出的档案要进行登记,并负责定期追还归档,确保档案齐全,完整。   3,按照《档案库房管理制度》要求,做好“八防”工作,定期检查旧档案,确保档案材料安全。   4,积极开展档案知识宣传工作,增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。   5,积极做好档案信息资源的开发工作,不断提高工作质量和工作效率。   6,树立和加强保密观念,做好文件,资料,档案的保密,保管工作。   二,档案资料管理员安全岗位职责      1、严格执行《档案借阅制度》,档案内容一律不得外传。   2、文件、档案、资料要专人、专柜保管,离开档案室要随手关灯、关窗、关门,钥匙随身携带,安全意识强。   3、档案主要供应本校使用,如外单位需要查阅、利用档案资料,须经领导批准同意。经同意借阅的档案,必须由借阅人严格保管,防止遗失和泄密,阅后必须及时归还给档案保管员。   4、档案库房是保管档案的机要重地,非档案管理人员未经许可一律不得进入库房。   5、要定期或不定期的进行保密情况检查,如发现有泄密情况,要及时报告有关部门和领导,积极采取有效措施。   6、在库房内不得存放易燃品和私人物品,严禁吸烟。做好通风、降湿、防火、防盗和卫生工作。 编辑本段岗位要求  1.具有高中以上的文化程度;   2.具有档案管理基础知识和工作经验;   3.工作心细,品行端正,原则性强;   4 .熟悉最新的档案管理相关法规,流程,认真负责,细致耐心,   5 .熟悉电丹操作以及各种档案管理软件文字表达以及逻辑能力优秀[1]。 编辑本段发展前景  中外合资企业的档案管理员年薪在30000左右,而在私营企业或者民营企业里,其年薪在2-2.5万元之间。   随着企业对档案管理工作的日益重视,一些档案管理公司应运而生。同时各企事业单位的综合办公部门、人事管理部门等均对档案管理员有需求。 编辑本段档案专业技术资格报考条件  (一)根据《XX省档案专业技术资格考试暂行规定》,参加档案专业技术资格考试人员应具备下列基本条件:   1、坚持四项基本原则,热爱社会主义祖国,遵纪守法;认真贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规,履行岗位职责,恪守职业道德;   2、按有关规定,参加档案专业继续教育培训,取得相应的继续教育证书。   (二)大学专科及中专毕业的人员,需参加档案管理员资格考试。除具备上述基本条件外,还应在毕业后从事档案工作满1年。   (三)参加档案助理馆员资格考试的人员,除具备上述基本条件外,还应具备下列条件之一:   1、大学本科毕业后,从事档案专业工作满1年;   2、大学专科毕业后,从事档案专业工作满2年,或大专毕业担任管理员职务满1年;   3、中专毕业后,从事档案专业工作满4年,或中专毕业担任管理员职务满3年。   (四)参加档案馆员资格考试的人员,除具备上述基本条件外,还应具备下列条件之一:   1、取得博士学位;   2、取得硕士学位,从事档案专业工作满1年;   3、取得第二学士学位或研究生班毕业后,从事档案专业工作满2年;   4、大学本科毕业后,从事档案专业工作满4年,或大学本科毕业担任助理馆员满3年;   5、大学专科毕业后,......余下全文>>

问题五:人事档案管理的基本知识

一、人事档案管理的概念理解:人事档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。人事档案是人事管理活动中形成的,记述和反映个人经历和德才表现,以个人为单位组合起来,以备考察的文件材料。

人事档案主要是由人事、组织、劳资等部门在培养、选拔和使用人员的工作活动中形成的,是个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录。是个人参与社会方方面面活动的记载和个人自然情况的真实反映。

二、管理制度基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。

其基本内容大致包括五部分:材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。

(1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。

(2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:

(1)突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:

(2)对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。

(3)发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。

(4)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的。

三、人事档案管理流程举例

四、其他,可以查阅相关的书籍了解更多

问题六:档案工作的内容和基本任务是什么?

档案工作就是用科学的原则和方法管理档案,为党和国家各项工作服务的工作。它的工作具体内容是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管绩统计、检索、编研和提供利用等工作,通常称为八个环节。前六个环节为基础工作,后两个环节为编研利用工作。

档案工作的基本任务包括五个方面的内容:第一,坚持集中统一管理档案的原则;第二建立国家档案工作制度;第三,科学地管理档案,大力开展档案信息资源;第四,逐步实现档案管理的现代化;第五,使档案工作更好地为党的总任务、总目标服务,为建设社会主义物质文明和精神文明服务。

问题七:新手档案管理员

首先,你应该找本专业的档案管理书籍系统的学习一下,如果来不及的话,我将我给以前公司建立档案的一点心得告诉你,仅作参考。

首先,确定要规定的内容都是什么,并对其进行分类,一般不要超过10大类,这是为以后进行档案编码做准备,记得档案分类要清晰,尽量不要出现某些文件分类归属模糊的现象。

类别分完后给各类编一个流水号,作为此类文件的代码,同时将原有文件按分类先筛分出来,一类别的文件根据其形成年份再进行分类,同类别同年分文件根据其形成的时间前后确定其流水号,这样你就能给该文件编制一个编号及类别号-流水号-年份号,按编号编制归档目录,目录上注明文件名称,这样基本就能实现文件的有效管理。回头再编制一个档案管理规定及借阅规定等

问题八:档案管理的内容是什么

档案管理具体的内容要看你所从事的工作是什么性质的,每个单位对于档案管理员都会有不同的内容要求.摘了两篇如下:

A.学校档案管理员职责:

1、政策执行; 贯彻执行上级有关档案工作方针、政策、指示和规定。

2、档案保管 负责接收本单位档案材料归档工作,并进行分类、编目和加工整理。

3、业务指导 负责督促、指导各职能部门立卷、归档工作,确保案卷质量。

4、验收保管 负责各类档案材料的验收、保管工作。

5、台帐资料 负责学校创优创先的各类评比活动的档案资料提供6、服务意识 编制检索工具和参考资料,积极开展档案利用工作,主动为全校各项工作服务

7、业务水平 积极参加上级档案机关组织的各项业务培训,不断提高业务素质和管理水平

8、安全确保 遵守保密制度,搞好"八防",确保档案安全

9、工作安排 及时刊出一周的工作和活动安排,做好校长室的临时通知

10、临时工作 完成学校安排的临时性工作。

B.负责采购信息统计、合同档案的管理工作。

(1)负责按月、季、年上报采购信息资料。

(2)负责采购信息的采集 。

(3)负责对公开招标信息、中标信息、违规通报、投诉处理信息及按规定应公告的其他信息的公布。

(4)负责中心档案资料的收集、整理、分类、编目、立卷、归档工作。

(5)对采购档案做到妥善保管、存放有序、方便查阅,防止毁损、散失和泄密等。

(6)负责保管计算机的磁带、磁盘等磁性介质档案和光盘,并按规定负责查询、存放、复制等。

(7)对批准查阅采购档案的人员要及时进行登记。

(8)负责对中心各部室的档案工作进行审核。

(9)完成领导交办的其他工作。

档案要分类存放,如:属采购的,人事档案的,建设合同等要归类存放还要按时间顺序,内容保密程度,标的的大小等要求存放.存放的时候除了装袋外还要在袋上简明扼要的说明袋内的内容.并做好档案的存放登记,以及调阅,移交登记.

关于印发《企业档案管理规定》的通知

各省、自治区、直辖市、计划单列市、新疆生产建设兵团档案局、经贸委、计委:

为加强企业档案工作,规范企业档案管理,更好地为企业改革与发展服务,现发布《企业档案管理规定》,请认真贯彻执行。

国 家 档 案 局

国家经济贸易委员会

国家发展计划委员会

二OO二年十月二十日

企业档案管理规定

第一条 为加强企业档案工作,促进档案工作为企业各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)和有关法律、法规,制定本规定。

第二条 本规定所称的企业档案,是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。

第三条 企业应遵守《档案法》,依法管理本企业档案,明确管理档案的部门或人员,提高职工档案意识,确保档案完整、准确和安全。

第四条 企业档案工作接受档案行政管理部门的监督和指导。

中央管理的企业制定本企业档案管理制度和办法须报国家档案局备案。

第五条 企业负责档案工作的部门依法履行下列职责:

(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;

(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;

(三)指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作;

(四)监督、指导本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

第六条 企业档案工作人员应当忠于职守,遵纪守法,具有相应的档案专业知识和业务能力。

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问题九:如何做好档案管理中的基础工作

应从以下几个方面抓起: 一、增强服务意识,提高服务水平,争取领导重视 一个单位的任何一项工作,都必须有领导的重视,才能使这项工作顺利开展;领导对档案工作的价值和认识程度,决定着他们对档案工作的态度,从而在很大程度上决定着档案工作的发展。因此,把档案工作列入议事日程,是规范档案工作的需要。对档案管理人员来说,则应该充分发挥其主观能动性,以自己的实际行动去影响,去争取领导的重视。要使一个单位的档案工作有起色,领导和档案人员都必须重视档案工作。就档案工作而言,档案人员的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。这个根本工作是内因,领导的重视是外因,外因必须通过内因起作用。如何发挥主观能动性,争取领导重视,档案管理人员应当做到如下几点: 1、爱岗敬业,使领导满意自己的工作。领导是否重视档案工作,很大程度上取决于对档案工作人员的工作满意不满意。因此作为一名档案工作人员首先要热爱本职工作,忠于职守,在领导和群众心目中留下一个好的印象。 2、积极宣传,使领导增强档案管理意识。有些单位领导对档案工作重视不够,很多都是因为缺乏档案意识,认为档案工作在一个单位可有可无,因此,对领导加强有关档案方面的宣传是十分必要的,要经常把有关文件、材料给领导看,在领导的脑海里留下印象,尤其是一些与本单位密切相关的材料,很可能会使领导看后受到启发,并在实践中加以应用。档案管理人员要经常向领导汇报档案工作情况,多谈一些搞好档案工作对单位的益处,使领导更加重视档案工作。 二、综合利用各种资源,实现档案现代化管理 随着改革的深入发展,档案管理面临着许多亟待解决的问题,诸如档案数量越来越多,数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量,只有实现档案管理现代化,才能有效地解决新形势下出现的新问题。 1、增强责任感,提高管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作,管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的工作精神,又要有扎实的档案管理的方法管理档案的基本技能。因此,档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识,开拓视野,优化知识结构,提高综合素质,才能做好新时期的档案管理工作。 2、掌握管理技能,提高综合素质。以前,档案材料的形成从文件的起草、修改、删减到定稿打印、传阅、整理、归档都是以手工抄写为主。而电子计算机技术在档案管理中的运用,可以系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、汇集统计等工作,这种现代化科技手段和先进操作管理技术,都迫切需要档案管理工作者去掌握和运用。档案管理数字化、信息化都是信息社会对档案工作的要求,也是档案工作者的必然方向。所以,档案管理工作者要结合自己的岗位工作,边学习边操作,在提高业务素质的同时,特别是要注重计算机知识、信息文化的学习掌握,努力使自己具备信息知识和网络文化的综合型档案管理人才。 3、利用现有资源,整理档案。档案汇集着大量的指示,也记载着丰富的信息,成为一种丰富的信息资源。但档案的整理工作繁琐,重复劳动多,劳动强度大。而利用计算机等现代化手段整理档案,则可以收到事半功倍的效果。一是人工立卷时,立卷人根据自己的理解对文件进行分类,尽管都依照统一的标准,但因每个人的理解能力不同,对同一个文件有不同的分类,因此不可避免的产生分类不准的现象,影响案卷的质量,给利用工作带来不便。因此,要发挥计算机的管理优势,减少手工操作,提高工作效率。 三、加强教育培训,提高管理人员综合素质 档案管理人员的业务素质水平直接影......余下全文>>

问题十:高校《档案管理学》课程设置是怎样的?

我也是档案专业的~关于档案管理学,我们交的是《档案管理学基础》第三版的,由陈兆祦、和宝荣等主编的,而且我们有实践课程三分之二理论,三分之一的实践课,用一些不用的文件给学生自己分类、立卷、做封面什么的。

因为考研,我还看《档案管理学基础》的第二版,还有《档案管理学》,由陈智为、邓绍兴主编,但这本不管是章节编排和内容上来说,都不及《档案管理学基础》,建议《档案管理学基础》第三版。

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