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档案分类编号方案

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问题一:文书档案分类方案

给您个参考吧

根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》,《档号编制规则》,结合我单位实际情况,特制定文书档案分类大纲、编号方案、保管期限表。

一、分类大纲

由于我单位文件材料较少,按年度——问题——保管期限分类法立卷。

二、编号方案

1、组卷结束后,按照不同的保管期限和《大纲》中材料顺序分别登记编号。

2、文书档案的档号结构为:

全宗号——年度——件号——盒号——保管期限——页户

3、档号编制方法

全宗号用四位代码标识,盒号用三位阿拉伯数字标识,按件装盒,盒内文件单件装订编号,件号用阿拉伯数字标识,按排列顺序流水编号。页号用阿拉伯数字标识,按顺序流水编号。件号、页号都不应有空号。

4、文书档案的保管期限为:永久、长期、短期。

问题二:企业档案该如何整理?

你好,我也是非档案学出身的,刚到现在的单位不久,主管让我做档案方面的工作,这是我搜集的一些资料,希望对你能够有所帮助。

企业档案工作规范

4 档案工作原则

4.1 企业档案是企业资产的重要组成部分,企业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作。企业档案工作应以统一管理为原则,坚持资源整合和资源开发。

4.2 企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作,为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务,满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要。

4.3 企业档案管理的方法与技术应适应企业生产、经营和管理发展的需要,并以档案管理信息化为发展方向。

5 档案工作体制

5.1 组织系统

企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络。

5.1.1 档案工作领导

确定分管档案工作的企业领导;确定各部门、各项目主管档案工作的负责人;确定档案部门的负责人。

5.1.2 档案部门

根据企业规模和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案,行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能。

大型企业应设立具有独立职能的档案机构。

5.1.3 档案人员

根据工作需要在档案部门配备专职档案人员,在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员。

5.2 工作职责

企业应对档案工作职责进行划分,明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任。

5.2.1 企业职责

5.2.1.1建立健全档案工作规章制度,将档案工作纳入企业发展规划和工作计划。

5.2.1.2 将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及工作职责和有关人员岗位职责,并对分管领导、部门领导及有关人员进行考核。

5.2.1.3维护和确保档案真实、安全,预防突发事变及灾害的发生,并随技术进步为档案工作持续发展提供技术和设施、设备保障。

5.2.1.4在企业资产与产权变动时,同时提出所涉及档案的处置要求。

5.2.1.5按规定向相应单位移交档案。

5.2.2 档案部门职责

5.2.2.1 贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策,制定本企业文件材料归档和档案整理、保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度。

5.2.2.2 统筹规划和负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。

5.2.2.3 指导本企业各部门、项目及专项工作文件材料的形成、积累、整理及归档工作。

5.2.2.4 监督、指导、检查本企业所属机构(含境外机构)的档案工作。

5.3 岗位职责

5.3.1 分管档案工作的企业领导,统一领导本企业的档案工作,负责审查批准档案工作规划、计划,对企业依法开展档案工作负总责。

5.3.2 各部门或项目档案工作的负责人,负责审核本部门或项目档案工作计划,对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。

5.3.3 文件形成者应对归档文件材料的准确性、有效性负责,并按规定向本部门或项目专兼职档案人员移交。

5.3.4 各部门、项目及专项工作的专兼职档案人员负责收集、整理本部门或项目归档的文件材料,并按要求做好文件材料的移交工作,对文件材料的归档质量负责。

5.3.5 档案部门的档案人员,负责档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、提供利用工作,监督、指导各部门和项目文件材料的归档工作,对所属单位档案工作进行监督、指导......余下全文>>

问题三:用友部门档案编码总是提示不存在上级分类?什么原因?我该如何分类呢?

用友部门档案编码总是提示不存在上级分类的原因是只有设置了一级部门,才能设置该部门下的二级编码,例如,输入0401编码后显示“不存在上级分类”,意思是没有设置04部门。只有设置04部门,才可以设置0401,用生活的例子说明,某个单位没有设置财务科,那就没有财务科小张这样的说法。

具体部门档案,具体设置方法可以是:

01 财务部

02 法务部

03 销埂部

0301 销售一部

0302 销售二部

04 生产部

0401 一车间

0402 二车间

.......

问题四:用友软件那个分类编码方案是什么东西啊,怎么设置,怎么使用他。

是科目 部门 客户 等档案分类 时编码的长度规则。一般用到最多的就是科目 和 客户 供应商分类 科目可设置为 4-2-2-2 供应商客户 就设置 2-2-2 应该就可以。当然具体要看你的帐套情况 和企业情况。

问题五:求工程图纸档案整理和保存方法

我公司是这样做的:1、将原图复印若干份,按照每个项目将图纸分类,编制目录。2、将盖有红章的图依照每个项目分别按照结施、水施、建施等顺序做好目录,排列完整后放入保险柜中。3、把复印件放置在日常使用上锁的柜子中,以备随时抽取使用亥记住一定要编制目录,这个很重要。凡事按照目录寻找。4、使用者必须填写领用登记表,做到有迹可循,每一分复印件的去向都要清楚明了。

因为我公司项目只有办公楼,厂房,公寓楼,3项,所以只要分为3类就行。

如果项目多的话,就要费更大的力气进行分类汇总了。

如果需要使用盖章原图就要请示主管了。

问题六:公司人员档案存放管理方法

转载以下资料供参考

公司档案管理制度

第一条 管理部门

1、公司客户服务中心为档案管理部门,设置档案专管岗位,由一人全权负责。

2、文书结案后,原稿由档案专管人员归档,经办部门视实际需要留存影本。如为特殊案件因业务处理需要,原稿须由经办部门保管者,应经客户服务中心部门主管同意后妥为保存,客户服务中心以影本归档,原稿用毕后仍应送客户服务中心归档并换回影本。

第二条 文件点收

文件结案移送归档时,依如下原则点收:

1、检查文件的本文及附件是否完整,如有短少,应即追查归入。

2、文件如经抽存者,应有客户服务中心部门主管及档案专管的签认。

3、文件的处理手续是否完备,如有遗漏,应即退回经办部门补办。

4、与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。

第三条 文件整理

点收文件后,应依下列方式整理:

1、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

2、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。

3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。

第四条 档案分类

1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素,按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分,部门别之后依案件性质分为若干大类,再在同类中依序分为若干小类。

2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多,前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多,亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则,如案件较多,一个档夹不敷使用时,得分为两个以上的档夹装订,并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号,以便查考。

4、每一档夹封面内页应设“目次表”,案件归档时依序编号、登录,并以每一案一个“目次”编号为原则。

5、档号之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2,A1A2为经办部门代号,B1B2

为大类号,C1C2为小类号。D1为档卷卷次,E1E2为档案目次。

第五条 档案名称及编号

1、档案各级分类应赋予一名称,其名称应简明扼要,以能充分表示档案内容 性质为原则,且有一定范畴,不宜笼统含混。

2、各级分类、卷次及目次的编号,均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

3、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名 称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。

4、档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不宜任意修改,如确有修改必要,应事先审

慎研议,并拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。

第六条 档号编定

1、案件如系新案,应就“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次 顺序编列档号。

2、案件如可归属前案,应查明前案之档号予以同号编列。

3、档号以一案一号为原则,遇有一案件叙述数事或一案归入多类者,应先确定其主 要类别,编列档号。

4、档号应自左而右编列,右方装订的案件,应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订

者则填写于右上角。

第七条 归档与档案清理

1、归档文件,应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内,并视实际需要 使用“见出纸”注明目次号码,以便翻阅。

2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。

第八条 保存期限

文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:

1.永久保存:(1)公司......余下全文>>

问题七:档案编号怎么样才能清楚明白简单?

档号(全宗号、目录号、案卷号(件号)、页号)的编制

(一)全宗号的编制 全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号,如邵东一中,县档案馆确定其全宗号为“142”, 标识为“0142”。未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。企业可填写表达单位的汉语拼音代字.

(二)目录号编制。 填写全宗内案卷所属目录的编号,在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号,企业或参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的单位,可填写类别特征代码 。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间,不同组织结构,不同保管期限,不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含案卷数量一般以三位数为宜。即,案卷目录内案卷数量不足1000时,一般不另立案卷目录,亦不另编案卷目录号;案卷数量超过1000时,一般应另立案卷目录,并另编案卷目录号。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的档案类别代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“●”分开。不产生误解时,省略间隔符。

1、一级类目的目录号采用其类目中有代表性的一到二个汉字的大写汉语拼音字母编写。即W代表文书档案;Y代表业务档案(如果一个单位的业务档案门类很多,可以分别用Y1、Y2、Y3等标识);J代表科技档案;K代表会计档案(报表K1、账本K2、凭证K3);X代表音像档案;D代表电子档案;SW代表档案实物。

2、采用阿拉伯数字“1”、“2”、“3”分别表示“永久”、“长期(或30年)”、“短期(或10年)”三个不同的保管期限。

3、目录号编制示例

业务档案 目录号 y1 代表永久类的业务档案;Y2 代表长期(或30年)类的业务档案;y3 代表短期(或10年)类的业务档案。

(三)案卷(件)号、页号

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号,案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号,不应有空号,在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内也不允许出现重复的案卷号,每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。如一个目录出现两个以上(含两个)案卷流水顺序号时应重新编案卷号或分设案卷目录。以“卷”整理的文书档案、业务、科技档案分别在同一保管期限内依次编写案卷号,再以案卷为单元依次编写件号(填写在顺序号栏)和页号。会计档案中的财务报表,账本,凭证、其他按“大流水”形式编写案卷号,在每一个案卷内编写页号。

2、件号即归档文件的排列顺序号,它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。分为“室编件号、馆编件号”。室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写的顺序号,每一件内编写页号。馆编件号是指归档文件移交进馆,重新鉴定、整理、排列后编制的顺序号。音像、电子、实物档案按类从“1”开始编写件号。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号,不应有空号。

四、档案整理的质量要求:

(一)组合(卷)要求;以问题为主,兼顾其它特征,使文书材料之间的联系紧密,分级适当,问题单一,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。

1、齐全完整。归档的文件材料应齐全完整,一个问题的构件不能缺漏,字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水;收集工作应立足本单位,注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集;重大活动事件材料的收集;文电合一;底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件,则一般只要收集发文稿纸与印件,其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章......余下全文>>

问题八:政府机关档案分类与企业档案管理分类有什么区别?

机关单位的档案架构

机关单位档案架构是根据机关单位档案管理的特点而定义的档案管理模型,3Hmis提供了一个初始的机关档案管理架构,可供用户建立自己的档案管理架构时参考。内容如下:

1 文书档案

按年度-机构-保管期限的分类方案来管理文书档案。

2 会计档案

会计档案分为会计凭证、账簿、报表、其弧等类型。

3 基建档案

基建档案分为办公房屋、职工宿舍、专用基建项目等。

4 设备档案

分为车辆、办公设备、专用设备等。

5 技术档案

可按技术种类或年度-保管期限的分类方案管理。

6 声像档案

可按年度-介质分类-保管期限的分类方案管理。

7 干部档案

国家标准的干部档案,将每一个人的档案材料分为十大类,并且,其排列亦有一定的规定。

8 专业档案

如检察院的诉讼档案、政府机关与科研机构的人物档案等,用户可根据自己的需要进行分类管理。

企业的档案架构

按国家标准,企业档案分为十大类。

1 党群工作

包括党务工作、组织工作、宣传工作、统战工作、纪检工作、工会工作、共青团工作、协会工作等。

2 行政管理

包括行政事务、公安保卫、法纪监察、审计工作、人事管理、教育工作、医疗卫生、后勤福利、外事工作等。

3 经营管理

请根据单位的特点进行分类管理。

4 生产技术管理

请根据单位的特点进行分类管理。

5 产品

请根据单位的特点进行分类管理。

6 科学技术研究

请根据单位的特点进行分类管理。

7 基本建设

请根据单位的特点进行分类管理。

8 设备仪器

请根据单位的特点进行分类管理。

9 会计档案

按会计凭证、账簿、报表及其他进行分类管理。

10 干部职工档案

按干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案进行分类管理。

问题九:企业文件保存的方法

1 加密类软件很多,文件也可以设定读取权限。

2 按照licengse收费,几百~几万不等,取决于功能

3 有专门的档案管理软件,几万块即可

问题十:我是用用友T3版的,我想修改编码方案,应怎样修改。 5分

你如果该开始启用就在用友T3下边的基础设置--基础信息--编码方案下修改,但是如果你已经建立了档案资料或往来资料,或是罚加了下级科目,有些编码就不能改变了,你只能重新建立账套了

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